Виртуальный офис: эффективность и затраты

Популярность организации виртуального офиса с каждым годом только увеличивается. Компании, которые давно пользуются его услугами, достигают все новых высот в бизнесе. Благодаря последним достижениям научно-технического прогресса создаются новые виртуальные рабочие пространства для взаимодействия сотрудников друг с другом и внешним миром посредством различных видов связи. Здесь они слышат и видят друг друга, получают и посылают информацию, отчеты, документы.

Компоненты виртуального офиса

Виртуальный офис представляет собой дистанционное обслуживание компании в части приема телефонных звонков на выделенную линию с последующей их переадресацией (при необходимости). Также в его задачи входит обработка входящей корреспонденции в электронном и традиционном виде.

Обязательными компонентами виртуального офиса являются следующие:

• многоканальная телефония;
• почтовый адрес;
• IP-АТС для перевода вызовов на мобильные, городские и skype-номера;
• корпоративный e-mail.

И, конечно же, куда без специалиста виртуального офиса. Кто он такой? Если сотрудник работает в колл-центре, то это работник, отвечающий на звонки и обращения через электронную почту или любые другие способы связи. Время ответа на обращение пользователя составляет не более 15 минут. Поддержка оператора осуществляется круглосуточно, включая выходные и праздники. В команде работают исключительно квалифицированные специалисты, быстро и эффективно решающие проблемы любой сложности.

Преимущества виртуального офиса

Коммуникация с клиентами, партнерами, представителями государственных и контролирующих органов через виртуальный офис является удобным и современным решением для небольших компаний с ограниченным бюджетом, фирм, открывающих представительство в другом городе, небольших организаций с удаленным штатам сотрудников, мобильных предпринимателей в частых разъездах и т. д. Он обеспечивает для бизнеса большое количество плюсов:

• Оптимизация расходов. Расходы на содержание виртуального офиса гораздо ниже, чем на традиционный офис. Отсутствует необходимость в найме и обучении персонала, закупке дорогостоящего оборудования, мебели, аренды больших площадей.
• Возможность ведения бизнеса в любой точке мира. Для работы виртуального офиса нет каких-либо географических ограничений. Это особенно актуально для глобальных компаний.
• Возможность сконцентрировать все свои усилия на развитие бизнеса, не отвлекаясь на организацию вспомогательных служб. Виртуальный офис не требует постоянного внимания, вся работа в нем организуется по специально разработанным инструкциям, а управление процессом находится в зоне ответственности компании, предоставляющей сервис.
• Огромный выбор потенциальных кандидатов на должность. Виртуальное пространство открывает широкие возможности для набора сотрудников со всего мира, так как отсутствуют какие-либо ограничения по местоположению компании. Сюда же следует отнести значительно уменьшение текучести кадров ввиду максимальной комфортности их работы.

Система виртуальный офис обходится владельцам бизнеса гораздо дешевле, чем аренда оффлайн-офиса. Все, что для этого требуется, это оплатить предлагаемые call-центром услуги, создающие пространство для работы. После чего арендатор получает персонального секретаря, который будет выполнять свои стандартные функции от лица его компании – это прием звонков, перенаправление их на нужных сотрудников, прием и сортировка корреспонденции по почте, работа с документацией. Помимо секретаря он получит в свое распоряжение выделенный почтовый ящик с фиксированным адресом, выделенный корпоративный e-mail, номер телефона с возможностью принимать факс.

Виртуальный офис может организовать даже несведущий в информационных технологиях человек. При возникновении трудностей компания, предоставляющая к нему доступ, готова предоставить все необходимые консультации по выбору системы и работы с ней.

Первый виртуальный офис появился около сорока лет назад. Сегодня он является одним из эффективных инструментов для многих предпринимателей, помогающих вести бизнес. Ведь плюсов его применения множество и чтобы увидеть это, не требуется иметь каких-то особых навыков.